GUÍA EVALUACIÓN- Dirigir una reunión.

En ocasiones hemos participado de reuniones (estando a cargo de ellas o no), en las que no se aprovechó adecuadamente el tiempo disponible, la capacidad de los concurrentes a la misma u otra razón que trajo como consecuencia que los participantes de la misma se retiraran con un sentimiento de pérdida (de tiempo, de oportunidades e inclusive de ilusiones).

Como líderes debemos optimizar esa herramienta que es la reunión, ya sea para coordinar una actividad, para recibir información, para solucionar un problema, brindar información o para los efectos deseados que fue concebida. A los efectos de colaborar en la dirección de una reunión se presenta a continuación una pequeña guía en base a preguntas que nos permite guiarnos por todas las etapas de la gestión de la misma (preparación, inicio, participación y desarrollo y cierre) con el propósito de que podamos alcanzar la eficacia y eficiencia requerida, tanto para la organización como para los concurrentes a la misma. 

1.       PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN.

a.       ¿Qué pretendo con esta reunión? ¿Cuál va a ser el producto final de la misma?

b.      ¿Cuáles son las personas idóneas para esta reunión?

c.       ¿Cuáles son los documentos, datos o tareas previas necesarias para alcanzar los objetivos planteados?

d.      ¿Cuál es el orden del día para esta reunión?

e.      ¿Hay consenso para este orden del día?

f.        ¿Puedo asegurar que todos los convocados lo han sido con tiempo suficiente? ¿Pueden tener un motivo razonable que les excuse de asistir?

2.       INICIAR LA REUNIÓN:

a.       ¿Empiezo siempre mencionando el orden del día y el tiempo aproximado para cada tema?

b.      ¿Alguien levanta acta? (Este punto no siempre es necesario.)

c.       ¿Ordeno los temas para que el equipo tenga sensación de eficacia?

d.      ¿Encargo a veces comunicaciones breves a determinadas personas, y procuro diversificar el protagonismo de la reunión?

3.       PARTICIPACIÓN Y DESARROLLO:

a.       ¿Procuro para cada tema distinguir un momento informativo, de debate y de acuerdo?

b.      ¿Sigo los principios de “unir el grupo, centrarlo en la tarea y moverlo hacia acuerdos”?

c.       ¿Soy tolerante con la discrepancia pero exigente con el consenso democrático?

4.       CIERRE DE LA REUNIÓN:

a.       ¿Soy capaz de resumir los diferentes aspectos y propuestas?

b.      ¿Planteo las votaciones o los consensos en el momento oportuno?

c.       ¿Sé finalizar las reuniones antes de que entren en la fase de “disgregación” natural?

d.      ¿Sé delegar responsabilidades?

Extraído del libro: Cómo trabajar en equipo y crear relaciones de calidad con jefes y compañeros. BORRELL, Francesc, Ediciones Gestión 2000 , Año 2004. España.